1. Administrator danych
Administratorem danych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usług odtłuszczania okapów kuchennych, czyszczenia przewodów wentylacyjnych oraz obsługi separatorów tłuszczu jest firma Brevona. Niniejsza polityka opisuje, jakie dane są zbierane w związku z realizacją zleceń, w jakim celu są przetwarzane oraz jakie prawa przysługują osobom i podmiotom, których dane dotyczą.
Dane przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przygotowania wyceny, zaplanowania terminu prac, realizacji usługi oraz wystawienia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.
2. Zakres przetwarzanych danych
W związku ze zgłoszeniem chęci skorzystania z usług Brevona przetwarzane mogą być dane identyfikujące lokal gastronomiczny oraz podmiot go prowadzący, w tym nazwa i adres placówki, dane osoby kontaktowej reprezentującej lokal, a także informacje techniczne dotyczące instalacji odciągowej — metraż kuchni, typ okapu, długość przewodów wentylacyjnych oraz parametry separatora tłuszczu. Informacje te są niezbędne do przygotowania rzetelnej wyceny oraz zaplanowania zakresu prac.
Dodatkowo, w trakcie realizacji usługi mogą być gromadzone dane w postaci dokumentacji fotograficznej stanu instalacji przed i po czyszczeniu, wykorzystywane wyłącznie do celów sporządzenia protokołu wykonania usługi.
3. Cele przetwarzania danych
Dane przekazane w związku ze zgłoszeniem lub zleceniem usługi przetwarzane są w celu przygotowania wyceny dopasowanej do konkretnego obiektu, ustalenia i potwierdzenia terminu realizacji prac, wykonania usługi zgodnie z uzgodnionym zakresem oraz sporządzenia i przekazania protokołu dokumentującego wykonane czynności. Protokół ten stanowi dokument, który klient może okazać podczas kontroli instytucji nadzorujących przestrzeganie przepisów ochrony przeciwpożarowej.
Dane mogą być również przetwarzane w celu ustalenia rekomendowanego harmonogramu kolejnego czyszczenia instalacji odciągowej oraz w celu prowadzenia bieżącej komunikacji dotyczącej realizacji zlecenia.
4. Podstawy przetwarzania
Przetwarzanie danych związanych z realizacją usługi odbywa się na podstawie zawartej umowy o wykonanie usługi odtłuszczania — a więc w zakresie niezbędnym do jej wykonania — lub na podstawie działań podejmowanych na żądanie osoby zgłaszającej chęć skorzystania z usługi, jeszcze przed zawarciem umowy, na przykład w celu przygotowania wyceny.
W przypadkach, w których przetwarzanie danych wynika z obowiązków prawnych, na przykład związanych z dokumentowaniem wykonanych usług na potrzeby kontroli przeciwpożarowej, podstawą przetwarzania są odpowiednie przepisy prawa.
5. Okres przechowywania danych
Dane związane z realizacją konkretnego zlecenia przechowywane są przez okres niezbędny do wykonania usługi oraz przez czas wymagany do zachowania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie, umożliwiającej klientowi okazanie protokołu podczas ewentualnej kontroli. Po upływie tego okresu dane, które nie są już niezbędne, są usuwane lub anonimizowane.
6. Udostępnianie danych
Dane przetwarzane w związku z realizacją usług nie są udostępniane podmiotom trzecim w celach niezwiązanych z wykonaniem zlecenia. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby zaangażowane w realizację usługi po stronie Brevona, w zakresie niezbędnym do wykonania przypisanych im zadań — przygotowania wyceny, zaplanowania terminu, wykonania prac lub sporządzenia dokumentacji.
7. Bezpieczeństwo danych
Brevona stosuje odpowiednie środki organizacyjne mające na celu ochronę przetwarzanych danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub nieautoryzowaną zmianą. Dostęp do informacji o lokalach i zleceniach ograniczony jest do osób, które potrzebują tych danych w związku z realizowanymi zadaniami.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom oraz podmiotom, których dane są przetwarzane w związku ze świadczeniem usług, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo do ich sprostowania, a także prawo do żądania ograniczenia przetwarzania lub usunięcia danych w zakresie, w jakim nie są one już niezbędne do realizacji zawartej umowy lub wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze.
Realizacja powyższych praw odbywa się z uwzględnieniem konieczności zachowania dokumentacji wymaganej przepisami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej w obiektach gastronomicznych, w zakresie w jakim taki obowiązek dokumentacyjny ma zastosowanie.
9. Zmiany polityki prywatności
Brevona zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, wynikających na przykład ze zmian w zakresie świadczonych usług lub obowiązujących przepisów prawa. Zmiany nie wpływają na sposób przetwarzania danych zebranych przed ich wprowadzeniem w zakresie sprzecznym z warunkami, na jakich dane te zostały pierwotnie zebrane.